Cra menyimpan rekam medis dengan benar
Industri perawatan kesehatan memiliki standar yang lebih tinggi dalam hal privasi dan perlindungan klien. Karena informasi sensitif disimpan di komputer, di lemari arsip, dan pada bentuk media lainnya, profesional medis harus mengambil tindakan pencegahan ekstra untuk melindungi klien mereka - terutama ketika menyangkut pemindahan dan penyimpanan rekam medis.
Siapa yang Harus Mengikuti Aturan Privasi dan Keamanan?
Aturan privasi dan keamanan federal, seperti HIPAA, berlaku untuk entitas tertentu. Ini dapat mencakup individu, agensi, dan organisasi yang memenuhi definisi entitas yang diperlukan untuk mematuhi peraturan HIPAA. Entitas-entitas ini termasuk:
• Penyedia layanan kesehatan: Dokter, klinik, dokter gigi, panti jompo, apotek, psikiater
• Perusahaan asuransi kesehatan: Penyedia asuransi kesehatan, rencana kesehatan perusahaan, rencana kesehatan pemerintah seperti tunjangan Medicare, Medicaid, dan Veterans
Praktik Transportasi Rekam Medis yang Aman
Ketika catatan medis dan sensitif harus diangkut, ada prosedur khusus yang harus diikuti oleh entitas layanan kesehatan itu sendiri serta oleh perusahaan pemindahan dan penyimpanan catatan medis yang memindahkan catatan:
• Rekaman tidak dapat dibiarkan tanpa pengawasan atau berada di brankas atau ruangan yang tidak dikunci. Personel yang berwenang harus menjadi satu-satunya individu yang dapat mengakses catatan dan informasi pasien.
• Kotak harus diberi nomor, label, dan disimpan dengan benar.
• Catatan harus selalu dihadiri oleh personel yang berwenang dan tidak pernah ditinggalkan tanpa pengawasan.
• Administrator harus mengawasi proses transportasi untuk memastikan pemindah catatan mengikuti semua penanganan yang aman dan kebijakan transportasi yang tepat.
• Catatan harus diperiksa dan dicatat segera setelah tiba di tujuan.
• Kotak harus diberi nomor, label, dan disimpan dengan benar.
• Catatan harus selalu dihadiri oleh personel yang berwenang dan tidak pernah ditinggalkan tanpa pengawasan.
• Administrator harus mengawasi proses transportasi untuk memastikan pemindah catatan mengikuti semua penanganan yang aman dan kebijakan transportasi yang tepat.
• Catatan harus diperiksa dan dicatat segera setelah tiba di tujuan.
Praktek Penyimpanan Rekam Medis yang Aman
Profesional medis harus mengambil tindakan pencegahan ekstra ketika menyimpan catatan dan informasi pasien. Apakah disimpan di tempat atau di lokasi penyimpanan di luar tempat, catatan medis harus:
• Ditutupi sehingga tidak ada informasi identifikasi pribadi yang ditampilkan
• Disimpan jauh dari rak terbuka atau area dengan lalu lintas tinggi
• Disimpan di lokasi yang dikendalikan akses yang memerlukan kunci mekanis atau elektronik
• Ditugaskan kepada manajer untuk memastikan catatan medis disimpan dengan benar
• Hanya dapat diakses oleh personel yang berwenang
• Disimpan jauh dari rak terbuka atau area dengan lalu lintas tinggi
• Disimpan di lokasi yang dikendalikan akses yang memerlukan kunci mekanis atau elektronik
• Ditugaskan kepada manajer untuk memastikan catatan medis disimpan dengan benar
• Hanya dapat diakses oleh personel yang berwenang
Menyewa Perusahaan Pemindahan dan Penyimpanan Rekam Medis Profesional
Konsekuensi dari kegagalan melindungi informasi pasien adalah bencana besar bagi entitas layanan kesehatan ukuran apa pun. Selain konsekuensi hukum, biaya untuk reputasi entitas perawatan kesehatan bisa jauh lebih parah. Saat pindah, profesional layanan kesehatan harus mempekerjakan penggerak rekam medis kbbi terkemuka yang mematuhi semua peraturan privasi dan privasi negara bagian dan federal selama pemindahan dan penyimpanan. Mereka harus mencari penggerak rekaman yang:
• Menyediakan prosedur pemindahan rekam medis lacak balak yang aman untuk memastikan semua catatan aman sebelum, selama, dan setelah pindah
• Menggunakan tindakan pencegahan di fasilitas penyimpanan mereka termasuk verifikasi identitas dan penyimpanan yang dikendalikan akses
• Menawarkan layanan pencacahan aman untuk dibuang arsip yang kedaluwarsa atau tidak dibutuhkan
• Merupakan gabungan dari layanan penyimpanan dan pemindahan rekam medis yang aman
• Menggunakan tindakan pencegahan di fasilitas penyimpanan mereka termasuk verifikasi identitas dan penyimpanan yang dikendalikan akses
• Menawarkan layanan pencacahan aman untuk dibuang arsip yang kedaluwarsa atau tidak dibutuhkan
• Merupakan gabungan dari layanan penyimpanan dan pemindahan rekam medis yang aman
Biaya vs. Nilai
Perusahaan pemindahan gaji rekam medis yang murah sering menawarkan harga yang lebih rendah dengan mengorbankan keselamatan dan keamanan. Perusahaan-perusahaan ini mempekerjakan pekerja sementara tanpa pemeriksaan latar belakang atau verifikasi referensi. Itu berarti informasi pasien entitas kesehatan berisiko. Ketika tiba saatnya untuk pindah, sangat penting bagi entitas layanan kesehatan untuk memverifikasi bahwa perusahaan pemindahan dan penyimpanan catatan mereka mematuhi semua peraturan HIPAA untuk mencegah catatan hilang, dirusak, atau dicuri, untuk menghindari pencurian identitas, dan untuk melindungi terhadap keuangan yang tinggi. dan biaya hubungan masyarakat yang akan dihasilkan dari litigasi.
Kunjungi juga: